Verfahrensdokumentation
Was ist zu beachten?
Was ist zu beachten?
Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der ordnungsmäßigen Buchführung und dient dazu, steuerrelevante Prozesse in einem Unternehmen nachvollziehbar darzustellen.
Sie ist insbesondere für die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) von großer Bedeutung.
Zweck und Ziel der Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle Prozesse der Erfassung, Verarbeitung, Speicherung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten in einem Unternehmen. Ziel ist es, die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung sicherzustellen.
Inhalt einer Verfahrensdokumentation
Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst in der Regel die folgenden Elemente:
- Allgemeine Beschreibung
- Anwenderdokumentation
- Technische Systemdokumentation
- Betriebsdokumentation
Allgemeine Beschreibung
- Überblick über das Unternehmen
- Beschreibung der IT-Systeme (Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme, Kassensysteme)
- Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden
Anwenderdokumentation
- Bedienungsanleitungen für eingesetzte Software
- Beschreibung von Arbeitsabläufen (z. B. Belegfluss, Rechnungsstellung, Zahlungsverkehr)
- Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
Technische Systemdokumentation
- Beschreibung der IT-Infrastruktur
- Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen
- Datensicherungskonzepte (Backup-Strategien)
Betriebsdokumentation
- Aufbewahrung und Archivierung von Daten
- Verfahren zur Datenmigration oder Systemwechsel
- Protokollierung und Änderungsverfolgung
Anforderungen an die
Verfahrensdokumentation
Lesbarkeit
Die Dokumentation sollte klar und verständlich formuliert sein.
Aktualität
Die Dokumentation muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, insbesondere bei Software-Updates oder Prozessänderungen.
Unveränderbarkeit
Historische Versionen müssen aufbewahrt und Änderungen dokumentiert werden.
Vollständigkeit
Alle steuerlich relevanten Prozesse müssen abgebildet sein.
Nachvollziehbarkeit
Die Beschreibung muss so detailliert sein, dass ein sachkundiger Dritter (z. B. Steuerprüfer*in) den Prozess verstehen kann.
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Wer ist zur Verfahrensdokumentation verpflichtet?
Alle Unternehmen, die steuerlich relevante Daten digital verarbeiten, sind zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Dies betrifft insbesondere:
- Unternehmen mit elektronischer Buchführung
- Unternehmen mit Kassensystemen oder Warenwirtschaftssystemen
- Online-Händler*innen, die mit Plattformen oder ERP-Systemen arbeiten
Mögliche Konsequenzen
bei fehlender oder unzureichender Verfahrensdokumentation
Schätzungen durch das Finanzamt: Ohne ordnungsgemäße Dokumentation kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Verwerfung der Buchführung: Im schlimmsten Fall kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten.
Bußgelder oder steuerliche Nachteile: Fehlende oder mangelhafte Dokumentationen können finanzielle Sanktionen nach sich ziehen.
Tipps für eine praxisgerechte Umsetzung
Standardisierte Vorlagen nutzen
Regelmäßige Überprüfung
IT- und Steuerberatung einbinden
Digitale Lösungen nutzen
Fazit
Die Verfahrensdokumentation ist nicht nur eine Pflicht, sondern auch eine wichtige Grundlage für eine sichere und transparente Buchführung. Wer sich frühzeitig darum kümmert, vermeidet steuerliche Risiken und erleichtert Betriebsprüfungen.
Gerne stellen wir deinen Antrag!
BAFA
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